Bokföra Swishbetalningar – regler för företag

Så fungerar Swish Företag

Swish Företag gör det möjligt för företag, föreningar och organisationer att ta emot betalningar från privatkunder. Pengarna går direkt in på kontot som är kopplat till företagets Swish-nummer. Tjänsten kan användas i fysisk handel, webbutik och app.

I en webbutik eller app kan en betalningsbegäran skickas till kundens Swish-app. Företagslösningar kan också ha API-baserad återrapportering och förenklad redovisning via fil, beroende på bank och vald lösning. Det gör avstämningen enklare, men företagets ansvar för verifikation, kvitto och korrekt bokföring kvarstår.

Bokföra Swishbetalningar: så gör du

Swish är ett elektroniskt betalningsmedel. En Swishbetalning ska därför bokföras på samma sätt och vid samma tidpunkt som betalningar med andra elektroniska betalningsmedel, exempelvis kontokort. Betalningssättet ändrar inte hur själva försäljningen ska bokföras.

Det innebär i praktiken att försäljningen bokförs utifrån vad som har sålts och med samma bokföringsunderlag som vid en annan försäljning. Försäljningens momshantering följer den underliggande försäljningen, inte att kunden betalade med Swish. Swish ska alltså inte behandlas som ett särskilt slags intäkt.

1. Dokumentera försäljningen. Varje försäljning som betalas med Swish ska ha en verifikation med lagens obligatoriska uppgifter.
2. Stäm av betalningen. Kontrollera att betalningen i Swish-underlaget motsvarar försäljningen och det belopp som kommit in på det kopplade bankkontot.
3. Bokför försäljningen på rätt tidpunkt. Följ reglerna för elektroniska betalningar och företagets bokföringsmetod.
4. Hantera avgiften separat. Om banken tar ut en avgift behöver den stämmas av mot bankens underlag och bokföras som en kostnad enligt företagets vanliga kontoplan.

Företag kan bokföra likartade Swishförsäljningar i sammandrag för en dag, om reglerna för gemensam verifikation är uppfyllda. Om banken inte ger en separat specifikation över betalningarna kan kontoutdraget användas som sammanställning.

Verifikation, kvitto och kontoavstämning

Företaget ansvarar för att försäljningen kan styrkas. Om företaget inte upprättar kvitton kan bankens Swish-specifikation användas som verifikation för varje försäljning. Saknas en sådan specifikation kan kontoutdrag användas, kompletterat med de uppgifter som saknas.

Ett praktiskt underlag består därför av försäljningsinformation, Swish-specifikation eller kontoutdrag samt eventuell sammanställning för dagens likartade försäljningar. Underlagen ska tillsammans visa vad som sålts, vilket belopp som betalats och hur försäljningen har bokförts.

Automatisk återrapportering från Swish till kassasystem eller bokföringssystem kan minska manuellt arbete. Den ersätter däremot inte kontrollen av att dagens försäljning, betalning, avgifter och insättning på bankkontot stämmer.

Swish och kassaregister

Försäljning som registreras i kassaregister ska registreras med rätt betalningsmedel. En Swishbetalning som råkat registreras som ett annat betalningsmedel ska rättas genom returkvitto och ett nytt kvitto med rätt betalningsmedel.

Swish företagsapp ersätter inte ett certifierat kassaregister som ska vara anmält till Skatteverket. Behöver verksamheten använda kassaregister måste kassareglerna därför hanteras separat från valet av betalningstjänst.

Den särskilda möjligheten att senarelägga bokföringen till 50 dagar efter försäljningsmånaden gäller under vissa villkor när försäljningen registrerats i ett certifierat kassaregister. Regeln gäller inte automatiskt för alla Swishbetalningar. Följ huvudregeln för elektroniska betalningar om förutsättningarna för den särskilda kassaregisterregeln inte är uppfyllda.

Avgifter och hur Swish tjänar pengar

Swish ägs av svenska banker. Intäktsmodellen för företagstjänsten kan beläggas genom avgifter för mottagna och återbetalda betalningar samt eventuella månadsavgifter. Den totala intäkten och vinsten för Swish framgår inte av det underlag som används här.

Avgifterna varierar mellan banker och företagsavtal. Exempel på angivna företagspriser är:

Priserna i tabellen gäller de upplägg som respektive bank anger och ska inte läsas som en generell prislista för alla företag. Konsumentverket skriver att det normalt är butiken som betalar kostnaden för Swishtransaktionen. Företaget kan däremot ta ut andra typer av avgifter, till exempel en administrationsavgift.

Återbetalning och Swish utbetalning för företag

Swish Företag kan användas för återbetalningar. I Swedbanks företagsapp finns en funktion för att genomföra återbetalningar, så hanteringen behöver inte alltid ske genom en helt ny, manuell Swishtransaktion. Återbetalningen ska kunna kopplas till den ursprungliga försäljningen och dokumenteras i företagets underlag.

Swish Utbetalningar är en separat tjänst som gör det möjligt för företag att betala ut pengar till privatpersoner som använder Swish. Det kan till exempel handla om utbetalningar där företaget är betalare i stället för mottagare. Villkoren och priserna behöver bedömas utifrån företagets avtal och den lösning som används.

Integration och säkerhet

Swish kan kopplas till fysisk handel, webbutik eller app. Integration via API, kassasystem eller bokföringssystem kan finnas beroende på leverantör, bank och avtal. Innan lansering behöver företaget kontrollera att betalningsstatus, kvitto, återbetalning och återrapportering fungerar i hela flödet.

Betalningsflödet behöver också följa relevanta regler för kassaregister, kvitton, bokföring och hantering av personuppgifter. Swish företagsapp kan visa inkommande betalningar i realtid, ta betalt med QR-kod, genomföra återbetalningar och administrera användare.

Vanliga frågor

Hur bokför man Swishbetalningar?

Swishbetalningar bokförs på samma sätt och vid samma tidpunkt som betalningar med andra elektroniska betalningsmedel, exempelvis kort. Försäljningen ska ha en verifikation med obligatoriska uppgifter, och underlaget ska stämmas av mot Swish och företagets bankkonto.

Ska Swish bokföras som kortbetalning?

Swish är inte en kortbetalning, men det är ett elektroniskt betalningsmedel. Därför gäller samma bokföringstidpunkt som för andra elektroniska betalningar. Det är försäljningen och dess bokföringsunderlag som styr konteringen.

Hur fungerar Swish utbetalning för företag?

Swish Utbetalningar gör det möjligt för företag att betala ut pengar till privatpersoner som använder Swish. Det är en separat tjänst från att ta emot kundbetalningar med Swish Företag.

Hur tjänar Swish pengar?

Swish ägs av svenska banker. Företagstjänstens intäktsmodell kan kopplas till avgifter för mottagna och återbetalda betalningar och i vissa upplägg även månadsavgifter. Exakta villkor beror på bank och företagsavtal.

Finns det en beloppsgräns för Swish Företag?

Beloppsgränserna kan bero på bank och företagsavtal. Kontrollera därför gränsen i avtalet eller med banken innan tjänsten används för större betalningar.

Kan Swish integreras med kassasystem och bokföring?

Ja, integration kan finnas via API, kassasystem, webbutik eller app, beroende på bank, leverantör och lösning. En integration kan ge återrapportering och förenklad redovisning, men företaget behöver fortfarande kontrollera underlagen och avstämningen.

Vilka avgifter har Swish Företag?

Avgifterna varierar mellan banker och avtal. Swedbank anger exempelvis 2 kronor per mottagen eller återbetald betalning, 1,50 kronor med Företagspaket och 39 kronor per månad för ett Swish-nummer. SEB anger 2,50 kronor per inbetalning via Swish i sin företagsprislista.