Vad är ett OCR-nummer?
Ett OCR-nummer är en referens som används vid betalningar för att koppla en inbetalning till rätt mottagare, betalningsärende eller skattekonto. Företag och myndigheter kan därmed lättare identifiera vilken kund, faktura eller skattebetalning en inbetalning hör till.
OCR-nummer kallas också OCR-referensnummer och referensnummer. Orden används dock inte alltid med exakt samma bredd: ett referensnummer kan vara ett allmänt nummer för att identifiera ett ärende, medan OCR-referensen är den betalningsreferens som ska anges enligt mottagarens instruktioner.
På en faktura anges OCR-numret tillsammans med övriga betalningsuppgifter. När du betalar i internetbanken ska du använda det avsedda fältet för OCR eller referens, om banken visar ett sådant fält. OCR-numret ska inte förväxlas med bankgironummer, IBAN, fakturanummer eller ordernummer.
Vad betyder OCR-nummer?
I betalningssammanhang betyder OCR-nummer alltså en identifierande betalningsreferens. Numret är till för att mottagaren ska kunna koppla betalningen till rätt uppgift i sin hantering. Det är inte i första hand ett kontonummer och visar inte vart pengarna ska skickas på samma sätt som ett bankgironummer eller ett IBAN.
OCR-referenser kan ha olika längd. Bankgirots kontroll görs mot de längder som har valts i det aktuella avtalet mellan företaget och banken. Därför är det missvisande att ange en generell standard på exempelvis fem till femton siffror för alla OCR-nummer.
Hur hjälper OCR vid betalningshantering?
OCR hjälper betalningshanteringen genom att en inbetalning kan kontrolleras mot en bestämd referens innan den behandlas. Bankgirots kontroll kan bland annat ta hänsyn till referensens kontrollsiffra och den längd som gäller enligt avtalet. Det minskar risken för att en felskriven betalningsreferens går igenom obemärkt.
För företag innebär en tydlig OCR-referens att inkommande betalningar kan kopplas till rätt betalningsärende enligt företagets rutiner och system. Det förenklar avstämningen och gör det lättare att skilja olika inbetalningar åt. Hur betalningen hanteras efter kontrollen beror på mottagarens avtal och ekonomisystem; OCR är själva referensen som används i betalningsflödet.
- Betalaren anger mottagarens betalningsuppgifter och OCR-referens.
- Betalningskanalen kontrollerar referensen enligt de regler som gäller för mottagaren.
- Betalningen skickas med referensen till mottagaren.
- Mottagaren använder referensen för att identifiera betalningen och hantera den i sitt system.
Kontrollen kan vara mjuk eller hård. Vid mjuk kontroll ska referensen ha en kontrollsiffra enligt 10-modul, men internetbanken kan efter en varning acceptera en annan referens. Vid hård kontroll accepteras endast referenser med korrekt kontrollsiffra och en längd som stämmer med någon av längderna i avtalet.
Det betyder att en felaktig referens inte alltid får samma utfall. Den kan varnas, stoppas eller leda till att betalningen inte kopplas till rätt mottagare eller ärende. Kontrollsiffran fångar vissa felskrivningar, men en felaktig sifferkombination kan i vissa fall ändå vara ett giltigt nummer.
OCR, referensnummer, fakturanummer och ordernummer
De olika numren fyller olika funktioner. Ett fakturanummer identifierar fakturan i utfärdarens dokumentation. Ett ordernummer hör till en beställning. Ett OCR-nummer är referensen som ska användas vid betalning. I vissa system kan nummer likna varandra eller bygga på samma underlag, men de ska inte behandlas som utbytbara utan instruktion från mottagaren.
| Uppgift | Vad den används till |
|---|---|
| OCR-nummer | Identifierar betalningen eller betalningsärendet hos mottagaren. |
| Referensnummer | En bredare benämning på en identifierande referens. Skatteverket använder även ordet för OCR-uppgiften vid skattekontobetalningar. |
| Fakturanummer | Identifierar fakturan. Det är inte generellt samma sak som OCR-numret. |
| Ordernummer | Identifierar en beställning. Det är inte generellt samma sak som OCR-numret. |
| Bankgironummer | Anger betalningsmottagarens betalningsadress. |
| IBAN | Är mottagarens internationella bankkontonummer. |
Bankgironummer och OCR-nummer behövs därför av olika skäl: bankgironumret anger vart betalningen ska gå, medan OCR-numret anger vilken betalning eller vilket ärende den gäller.
Är IBAN och OCR samma sak?
Nej. IBAN och OCR identifierar olika saker. IBAN är ett internationellt bankkontonummer för mottagarens konto. OCR är en referens till själva betalningen eller betalningsärendet.
Vid en vanlig betalning till en svensk mottagare ska du följa uppgifterna på fakturan och bankens betalningsformulär. Vid betalning till Skatteverket från ett utländskt bankkonto ska både IBAN och BIC anges. OCR-numret har då fortfarande funktionen som referens och ersätter inte IBAN.
Vid internetbetalning till Skatteverket ska OCR-numret anges tillsammans med Skatteverkets bankgironummer 5050-1055. Skatteverket beskriver alltså bankgironumret och OCR-numret som separata uppgifter med olika funktioner.
OCR-nummer på faktura: vilket nummer ska du använda?
Använd den sifferkombination som fakturan anger som OCR, OCR-referens eller referensnummer. Blanda inte ihop den med fakturanumret. Om fakturan eller betalningslösningen visar flera nummer ska du följa mottagarens instruktioner och skriva OCR-numret i fältet för OCR eller referens i internetbanken.
Kontrollera hela numret innan du godkänner betalningen. En inledande nolla, en avslutande kontrollsiffra eller en annan enskild siffra kan vara avgörande för att referensen ska godkännas och betalningen kopplas rätt.
- Jämför varje siffra med fakturan.
- Använd OCR- eller referensfältet när banken tillhandahåller ett sådant.
- Förväxla inte OCR med meddelandefältet, fakturanummer eller ordernummer.
- Om OCR-numret saknas, be fakturautställaren om rätt betalningsuppgift innan du betalar.
Det går inte att ange en generell placering eller ett bestämt format som gäller för alla fakturor. Det viktiga är vilken uppgift som uttryckligen är angiven som OCR- eller betalningsreferens.
Kontrollera OCR-nummer före betalning
Att kontrollera OCR-numret är en enkel men viktig del av betalningen. Skatteverket rekommenderar att betalaren kontrollerar alla siffror före betalning. Bankgirots kontrollnivå avgör sedan vilka formkrav som måste vara uppfyllda i betalningskanalen.
Kontrollen är särskilt viktig eftersom en felaktig referens kan göra att betalningen inte tillgodoräknas rätt skattekonto. Skatteverket varnar också för att en felskriven referens i vissa fall kan vara ett annat giltigt nummer och därför medföra betalning till fel konto.
Om internetbanken visar en varning ska du inte ignorera den utan jämföra numret med underlaget. Vid en betalning till en myndighet eller ett företag bör du använda den referens som står på det aktuella betalningsunderlaget, inte en äldre referens som du sparat sedan tidigare.
OCR-beräkning och OCR-nummer till Skatteverket
Skatteverkets OCR-nummer är unika för varje skattebetalare. De tas fram i myndighetens e-tjänst OCR-beräkning med personnummer, organisationsnummer eller GD-nummer. E-tjänsten visar det nummer som ska användas som referens vid inbetalning till skattekontot.
Skatteverkets OCR-nummer består av 13 siffror. När du ska betala till skattekontot använder du alltså OCR-numret från OCR-beräkningen tillsammans med Skatteverkets bankgironummer 5050-1055. OCR-numret ska inte ersättas av IBAN vid en vanlig internetbetalning till Skatteverket.
Använd Skatteverkets OCR-beräkning när du behöver ta fram referensen. På myndighetens sida om Skatteverkets kontonummer finns uppgifterna om hur betalningen ska genomföras.
Vad händer om OCR-numret blir fel?
Ett felaktigt OCR-nummer kan göra att betalningen inte kopplas till rätt mottagare eller skattekonto. Bankgirots kontroll kan stoppa en referens som inte uppfyller kraven vid hård kontroll. Vid mjuk kontroll kan internetbanken i stället visa en varning och låta betalaren gå vidare.
Om betalningen redan är genomförd och du upptäcker ett fel ska du kontakta betalningsmottagaren och lämna de uppgifter som behövs för att spåra betalningen. Vid betalningar till Skatteverket är det särskilt viktigt att kontrollera att beloppet har tillgodoräknats rätt skattekonto. Ett felaktigt OCR-nummer kan annars kräva ytterligare hantering.
Vid frågor om en företagsfaktura är fakturautställaren rätt kontakt för att bekräfta OCR-numret. Skatteverkets instruktioner gäller för betalningar till skattekontot och ska följas framför generella betalningsråd.
Vanliga frågor
Vad är ett OCR-nummer på en faktura?
Det är den betalningsreferens som används för att koppla din inbetalning till rätt mottagare eller betalningsärende. Ange den i internetbankens OCR- eller referensfält och skilj den från fakturanumret.
Är referensnummer samma som OCR-nummer?
Inte alltid. Referensnummer är en bredare benämning, men Skatteverket använder uttrycken referensnummer och OCR-nummer för samma identifieringsuppgift vid betalningar till skattekontot. Följ alltid den benämning och instruktion som står på betalningsunderlaget.
Är OCR samma som fakturanummer eller ordernummer?
Nej, inte generellt. OCR är betalningsreferensen, fakturanummer identifierar fakturan och ordernummer identifierar beställningen. Använd OCR-numret när betalningsformuläret efterfrågar OCR eller referens.
Hur långt är ett OCR-nummer?
Det finns ingen generell längd för alla OCR-referenser. Bankgirots kontroll görs mot längderna i det aktuella avtalet. Skatteverkets OCR-nummer består däremot av 13 siffror.
Hur beräknar eller skapar man ett OCR-nummer?
För en betalning till Skatteverket använder du myndighetens e-tjänst OCR-beräkning, där numret tas fram med personnummer, organisationsnummer eller GD-nummer. Företags egna OCR-referenser följer mottagarens bankavtal och kontrollregler; använd därför inte en egen beräkning utan rätt system eller instruktion.
Kan ett OCR-nummer användas flera gånger?
Det beror på mottagarens system och betalningsunderlag. Skatteverkets OCR-nummer är unika för skattebetalaren och samma referens kan användas vid olika tidpunkter. Det är därför inte korrekt att utgå från att varje OCR-nummer alltid är unikt för en enda faktura.
Inga kommentarer än